Excel小课堂:分组功能、高亮显示错误值等

Excel的一些小妙招能够让工作更加高效、省时，今天的Excel小课堂讲讲如何使用“分组”功能隐藏和取消隐藏行或列，如何高亮显示所有含错误值的单元格？

问题一：

我经常需要隐藏和取消隐藏工作表中的同一组数据行，以便这些内容不会打印出来，请问有没有简单的方法？

图1

建议使用Excel的“分组”（Group）功能来隐藏和取消隐藏行或列。分组图标位于“数据”（Data）功能区选项卡右侧，如图1所示。

也可通过快捷键来创建组和取消组，如图2所示。

图2

如图3所示，我们想要隐藏第2行至第5行以及第8行至第11行。

图3

选中第2-5行，按下Shift + Alt + 右箭头，然后选中第8-11行，按下功能键F4。在本示例中，如果需要多次创建组，就可以使用功能键F4来重复上次操作，减少按键次数。

分组显示结果如图4所示。

图4

行号左边的减号图标可用于快速隐藏行，隐藏行之后，该图标会变成加号。

点击加号图标可以取消隐藏。点击左上角的小1图标可以隐藏所有分组的行，点击小2图标则可显示所有分组的行，图5显示了点击小1图标后的视图。

图5

分组功能也可以更方便地隐藏列。选中B列到D列，按下Shift + Alt + 右箭头，结果如图6所示。

图6

点击字母序号上方的小1图标，结果如图7所示。

图7

对行和列进行分组是最快速且最安全的隐藏行与列的方式。这些图标不仅可以快速隐藏和取消隐藏行，还可以直观地显示哪些行/列已隐藏或可以隐藏。

问题二：

是否有简单的方法可以高亮显示所有含有错误值的单元格？

至少有两种方法，一种是手动方法，另一种是使用条件格式功能，再分享一种不涉及格式的方法。

①手动办法

手动方法仅适用于当前数据，公式修改后无法自动更新。

如果是检查已有文件，手动方法会很有用，但如果要在编制表格时进行检查，则最好使用条件格式功能。

图8

选中需要检查的区域，按下功能键F5，然后点击“定位条件”（Special）按钮，打开的对话框如图8所示。选中“公式”（Formulas）选项，取消勾选下方除“错误”（Errors）外的所有选项。

点击“确定”（OK）后会选中所有错误值单元格。现在即可为这些错误值单元格设置格式。如前所述，错误值更正后仍会以高亮显示。

②条件格式

这种方法更为灵活，错误值更正后会自动更新单元格格式。

图9

选中相关单元格区域。点击主功能区中间的条件格式（nditional Formatting）图标下拉菜单并选择“新建规则”（NewRule），如图9所示。

图10

在打开的对话框中，选择第二个选项“只为包含以下内容的单元格设置格式”（Format only cells that ntain），如图10所示。

点击第一个下拉菜单并选择“错误”（Errors）。

点击“格式”（Format）按钮，点击“填充”（Fill）选项卡并为错误值单元格选择填充颜色。然后点击“确定”（OK）。对话框各项设置如图11所示。点击“确定”（OK），该区域将应用新的格式规则。

图11

图12显示了此格式规则的效果。

图12

错误更正后，高亮显示立即消失，如图13所示。

图13

③不涉及格式的方法

如果单元格区域太大，往往会需要对错误值单元格进行计数，而不是设置格式。这样没有错误值单元格时就无需检查。

在上述示例中，以下公式可以计算A1:D10区域内的错误值单元格数量。

=SUMPRODUCT(ISERROR(A1:D10)*1)

该公式适用于所有版本的Excel。

在最新版本的Excel中，还可以使用下列公式：

=SUM(ISERROR(A1:D10)*1)

如果出现错误值，ISERROR函数会返回TRUE。在Excel中，TRUE = 1，FALSE = 0。括号内最后的“*1”可以将TRUE转换为1，并对TRUE（错误值）的数量进行求和。

可以将这些检查集中在一张验证表中，并对文件中的每张工作表使用这一公式进行检查。

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